Wszyscy, którzy prowadzą swoją firmę, ale także i większość osób dokonujących zakupów online, spotkali się przynajmniej raz z fakturą proforma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym tak naprawdę jest ten dokument i co go odróżnia od tradycyjnej faktury.
Faktura proforma – czy to dokument księgowy?
W języku łacińskim pro forma oznacza „dla pozoru”, dlatego często można spotkać się z określeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I owszem, faktura tego rodzaju nie jest dowodem księgowym, a więc nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów czy w ewidencji księgowej. Wypada jednak zachować ją na przykład w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma winna uchodzić raczej za dokument handlowy, będący rodzajem propozycji pewnej oferty. Nie jest dowodem zrealizowania usługi ani zakupu towaru, czyli zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług nie nie stanowi podstawy do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, ponieważ tyczy się usługi bądź sprzedaży, która jeszcze nie była sfinalizowana, więc warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą w dalszym ciągu być zmienione.
Jak wygląda i kiedy wolno wystawić fakturę proforma?
Faktura proforma wygląda i zawiera podobne elementy co faktura VAT, a więc:
- dane stron (wystawcy oraz odbiorcy),
- datę i miejsce jej wystawienia,
- nazwę towarów bądź usług, będących przedmiotem transakcji (wraz z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno konkretnych produktów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) zapisana także słownie,
- stawka i obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- informacja o wysokości naliczonych zniżek,
- określenie daty dostarczenia towaru czy też wykonania usługi,
- określenie terminu zapłaty.
Taką fakturę trzeba oznakować wyraźnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, aby nie było żadnych problemów z rozróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, generującej następstwa podatkowe. Należy również pamiętać, iż ten typ faktury nie zwalnia z obowiązku wystawienia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie wystawia się w przypadku, kiedy klient przeleje już zaliczkę bądź uiści w całości opłatę za przedmiot transakcji.